জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয়ের অধিভুক্ত সব কলেজ ও শিক্ষা প্রতিষ্ঠানকে বিশ্ববিদ্যালয়ের সঙ্গে ই-মেইল যোগাযোগের ক্ষেত্রে শুধুমাত্র বিশ্ববিদ্যালয় থেকে দেওয়া অফিসিয়াল ই-মেইল আইডি (কলেজ কোড@nu.ac.bd) ব্যবহারের নির্দেশ দিয়েছে কর্তৃপক্ষ। ব্যক্তিগত বা অন্য কোনো ই-মেইল আইডি থেকে পাঠানো আবেদন, তথ্য বা বার্তা গ্রহণ করা হবে না বলে জানানো হয়েছে।
সম্প্রতি জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয়ের কলেজ পরিদর্শন দপ্তর থেকে জারি করা এক প্রজ্ঞাপনে এ নির্দেশনা দেওয়া হয়।

প্রজ্ঞাপনে বলা হয়, এ বিষয়ে এর আগে ২০২৫ সালের ২৮ জুলাইও একটি প্রজ্ঞাপন জারি করা হয়েছিল। সেখানে স্পষ্টভাবে উল্লেখ ছিল, জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয়ে ই-মেইল পাঠানোর ক্ষেত্রে শুধু বিশ্ববিদ্যালয় থেকে দেওয়া অফিসিয়াল ই-মেইল আইডি (কলেজ কোড@nu.ac.bd) ব্যবহার করতে হবে। ব্যক্তিগত বা অন্য কোনো ই-মেইল থেকে পাঠানো বার্তা গ্রহণযোগ্য হবে না।

বিশ্ববিদ্যালয় কর্তৃপক্ষ জানায়, নির্দেশনা থাকা সত্ত্বেও এখনো অনেক অধিভুক্ত কলেজ ও শিক্ষা প্রতিষ্ঠান বিভিন্ন আবেদন ও তথ্য পাঠানোর ক্ষেত্রে ব্যক্তিগত বা বিকল্প ই-মেইল ব্যবহার করছে। এতে দাপ্তরিক কার্যক্রমে বিলম্ব হচ্ছে। পাশাপাশি আবেদন বা তথ্য অনুমোদিত কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে পাঠানো হয়েছে কি না, তা যাচাই করতেও জটিলতা তৈরি হচ্ছে। ফলে সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়ায় দীর্ঘসূত্রতার সৃষ্টি হচ্ছে।

এ অবস্থায় কলেজ পরিদর্শন দপ্তরের ই-মেইল (college.inspection@nu.ac.bd)-এ কোনো আবেদন বা তথ্য পাঠানোর ক্ষেত্রে অবশ্যই জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয় থেকে দেওয়া অফিসিয়াল ই-মেইল আইডি (কলেজ কোড@nu.ac.bd) ব্যবহার করতে হবে। অন্য কোনো ই-মেইল আইডি থেকে পাঠানো আবেদন বা তথ্য কোনোভাবেই গ্রহণ করা হবে না বলেও প্রজ্ঞাপনে উল্লেখ করা হয়েছে।